تخطَّ إلى المحتوى الرئيسيعرض الإطلاق: خصم 10% على طلبك الأول من أي خدمة تصفّح الخدمات
متقن
الذكاء الاصطناعي5 دقائق قراءة

مساعد ذكاء اصطناعي لفريقك: ماذا تجهّز من ملفات شركتك؟

ما الذي يفعله المساعد الداخلي لفريقك وما لا يفعله، والملفات التي تجهّزها قبل الطلب، وما لا ترفعه أبدًا، وكيف تختبره قبل اعتماده، مع تكلفة تقريبية على متقن.

إعداد فريق تحرير متقن

مساعد ذكاء اصطناعي لفريقك: ماذا تجهّز من ملفات شركتك؟

الخلاصة

  • المساعد الداخلي يجيب فريقك من ملفات شركتك أنت: الإجراءات والأسعار والسياسات والردود المعتمدة، لا من معلومات عامة.
  • جودته تأتي من الملفات قبل الأداة: نسخة واحدة حديثة من كل ملف، مكتوبة بوضوح، بلا تناقض بين ملفين.
  • لا ترفع كلمات المرور ولا بيانات العملاء الشخصية ولا العقود السرية؛ المساعد لا يحتاجها ليعمل.
  • اختبره بعشرين سؤالًا حقيقيًا من فريقك قبل اعتماده، وعيّن شخصًا يحدّث ملفاته كلما تغيّر شيء.

لتحصل على مساعد ذكاء اصطناعي يفيد فريقك فعلًا، جهّز قبل أي شيء ملفات شركتك التي يجيب منها: دليل الإجراءات، وقائمة المنتجات أو الخدمات بأسعارها المعتمدة، والسياسات، والأسئلة المتكررة وردودها، ونماذج الرسائل. المساعد الداخلي لا يعرف عن شركتك إلا ما تعطيه، فإن كانت ملفاتك قديمة أو متناقضة جاءت إجاباته كذلك. وإن أردت من يعدّه لك، فعلى متقن وقت كتابة هذا الدليل يبدأ إعداده من نحو 85 ريالًا.

ما هو المساعد الداخلي وماذا يفعل لفريقك؟

المساعد الداخلي مساحة على ChatGPT أو Claude تُكتب فيها تعليمات ثابتة وتُرفع إليها ملفات شركتك، فيسأله الموظف بلغته العادية ويجيبه من هذه الملفات. الفرق بينه وبين الشات بوت الذي تضعه على موقعك أن المساعد الداخلي يخدم فريقك أنت، لا زوار الموقع، فيمكن أن يعرف تفاصيل العمل التي لا تنشرها للعملاء. أمثلة على ما يُسأل عنه يوميًا:

  • موظف خدمة العملاء: «عميل يريد استرجاع منتج بعد عشرة أيام، ماذا أقول له؟» فيجيبه من سياسة الاسترجاع.
  • موظف جديد: «ما خطوات تجهيز طلب للشحن؟» فيجيبه من دليل الإجراءات خطوة بخطوة.
  • مسؤول المبيعات: «اكتب لي عرضًا لعميل يريد الباقة المتوسطة» فيكتبه بأسعارك المعتمدة وأسلوب شركتك.
  • صاحب المشروع نفسه: «لخّص لي ما تقوله سياستنا عن التوصيل خارج المدينة» حين ينسى ما كتبه قبل شهور.

متى يستحق مشروعك مساعدًا داخليًا؟

يستحقه حين تتكرر الأسئلة نفسها داخل فريقك، وحين يكون الجواب مكتوبًا في مكان ما لكن لا أحد يجده بسرعة. إن كان فريقك شخصين يجلسان في غرفة واحدة فقد يكفي أن يسأل أحدهما الآخر. أما إن كنت توظف موظفين جددًا بين حين وآخر، أو يعمل فريقك في أوقات مختلفة، أو تجد نفسك تجيب عن السؤال نفسه كل أسبوع، فالمساعد يوفّر وقتك ويجعل الإجابات موحدة بين الجميع.

وفي المقابل، لا يستحقه مشروع لم يكتب إجراءاته بعد. المساعد لا يخترع لك سياسة استرجاع ولا يقرر أسعارك؛ هو يقرأ ما كتبته. فإن لم يكن عندك شيء مكتوب، فابدأ بكتابة الإجراءات أولًا، ثم أعدّ المساعد عليها.

ما الملفات التي تجهّزها قبل الطلب؟

هذه أهم الملفات وما ينبغي أن يكون في كل منها. لست مضطرًا إلى تجهيزها كلها في اليوم الأول؛ ابدأ بالملف الذي تتكرر الأسئلة عنه أكثر.

الملفماذا يحتويما يسأل عنه الفريق
دليل الإجراءاتخطوات كل مهمة متكررة بالترتيب: استلام الطلب، التجهيز، الشحن، المتابعةكيف أنفذ هذه المهمة؟ ماذا بعد هذه الخطوة؟
المنتجات أو الخدماتالاسم والوصف المختصر والسعر المعتمد والباقاتكم سعر هذا؟ ما الفرق بين الباقتين؟
السياساتالشحن والاسترجاع والاستبدال وساعات العملماذا أقول للعميل في هذه الحالة؟
الأسئلة المتكررةأسئلة العملاء الأكثر تكرارًا مع الرد المعتمد لكل منهاما الرد المعتمد على هذا السؤال؟
نماذج الرسائلرسائل الترحيب والمتابعة والاعتذار والتذكير بأسلوب شركتكاكتب لي رسالة متابعة لعميل تأخر طلبه

وقبل أن ترسل الملفات، راجعها بثلاثة أسئلة: هل هذه آخر نسخة؟ هل يوجد ملفان يقولان شيئين مختلفين عن الأمر نفسه؟ هل الكتابة واضحة لموظف جديد لا يعرف المشروع؟ ملف واحد حديث وواضح أنفع من عشرة ملفات قديمة متداخلة.

ما الذي لا ترفعه إلى المساعد أبدًا؟

القاعدة البسيطة: ارفع ما يحتاجه الموظف ليعمل، ولا ترفع ما يضرك لو اطلع عليه غير المعني. المساعد لا يحتاج إلى هذه الأشياء ليجيب فريقك:

  • كلمات المرور وبيانات الدخول إلى حساباتك ومتجرك وبنكك.
  • البيانات الشخصية للعملاء: الأسماء مع أرقام الهواتف والعناوين وتفاصيل الطلبات الفردية.
  • العقود السرية وتفاصيل الرواتب والملفات المالية الحساسة.
  • أي ملف لا تريد أن يطّلع عليه كل من يستخدم المساعد من فريقك.

واقرأ أيضًا إعدادات الخصوصية في الأداة التي تستخدمها قبل رفع أي ملف، لتعرف كيف تتعامل مع بياناتك ومن في فريقك يستطيع الوصول إلى المساعد.

كيف تختبر المساعد قبل أن تعتمده؟

اختبره بأسئلة فريقك الحقيقية لا بأسئلة عامة. اجمع عشرين سؤالًا طرحها موظفوك فعلًا في الأسابيع الماضية، واكتب بجانب كل سؤال الجواب الصحيح، ثم اسأل المساعد وقارن. خطوات الاختبار:

  • اسأله أسئلة جوابها موجود في الملفات، وتأكد أن الجواب يطابق ما كتبته لا ما يبدو منطقيًا.
  • اسأله سؤالًا ليس في ملفاتك؛ المساعد الجيد يقول إنه لا يجد الجواب ويحيل إلى المسؤول، ولا يخترع جوابًا.
  • اسأله عن سعر أو سياسة غيّرتها مؤخرًا، لتتأكد أنه يقرأ النسخة الحديثة.
  • اطلب منه رسالة لعميل، وتأكد أن الأسلوب يشبه أسلوب شركتك.

وبعد التشغيل عيّن شخصًا واحدًا مسؤولًا عن تحديث ملفات المساعد: كلما تغيّر سعر أو سياسة أو إجراء، يُستبدل الملف القديم بالجديد في اليوم نفسه. المساعد الذي لا تُحدَّث ملفاته يعطي إجابات قديمة بثقة، وهذا أسوأ من ألا يجيب.

أخطاء شائعة عند إعداد مساعد داخلي

  • رفع كل ملفات الشركة دفعة واحدة دون فرز، فيجيب المساعد من ملف قديم نُسي بين الملفات.
  • الاعتماد على إجاباته في الأسعار والسياسات دون اختبار، ثم اكتشاف الخطأ من عميل غاضب.
  • استخدامه بديلًا عن قرار المسؤول في الحالات الاستثنائية؛ المساعد يجيب من القواعد، والاستثناء يقرره إنسان.
  • عدم كتابة تعليمات واضحة له: بأي لغة يجيب، وبأي أسلوب، وماذا يفعل حين لا يجد الجواب.
  • نسيان تدريب الفريق على طريقة سؤاله، فيتركه الموظفون بعد أسبوع.

كم يكلف إعداد مساعد لفريقك على متقن؟

الأرقام التالية تقريبية من خدمات منشورة على متقن وقت كتابة هذا الدليل، والسعر الدقيق في بطاقة كل خدمة بعملتك. إعداد مساعد ذكاء اصطناعي داخلي لفريقك على ChatGPT أو Claude من ملفات شركتك يبدأ من نحو 85 ريالًا، وتحويل دليل إجراءاتك إلى أسئلة وأجوبة واختبار قصير للموظف الجديد من نحو 55 ريالًا، وعشرة قوالب أوامر جاهزة لمهام فريقك اليومية من نحو 35 ريالًا. اكتب في رسالة الطلب ما يعمل فيه فريقك، والأسئلة التي تتكرر أكثر، والأداة التي تستخدمونها، وأرفق الملفات بعد أن تحذف منها ما لا يحتاجه المساعد.

تدفع من محفظتك في متقن، ويبقى المبلغ محجوزًا لدى المنصة حتى تؤكد استلام العمل، وإن ألغيت الطلب قبل التسليم عاد المبلغ إلى محفظتك. وإن سلّم البائع عملًا لا يطابق ما اتفقتما عليه ولم يصحّحه، فافتح نزاعًا من صفحة الطلب بعد التسليم. وفي أول طلب لك على المنصة تحصل على خصم 10%.

خدمات تجهّز مساعدًا لفريقك على متقن

أسئلة شائعة

ما هو مساعد الذكاء الاصطناعي الداخلي للشركة؟

هو مساعد على ChatGPT أو Claude يُعَدّ بتعليمات ثابتة وملفات من شركتك، فيجيب موظفيك عن أسئلة العمل اليومية من هذه الملفات: كيف ننفذ إجراء معينًا، ما سياسة الاسترجاع، ما الرد المعتمد على سؤال متكرر. يخدم فريقك من الداخل، ولا يرد على العملاء مباشرة.

ما الملفات التي أجهزها لمساعد الذكاء الاصطناعي؟

دليل الإجراءات أو خطوات العمل، وقائمة المنتجات أو الخدمات بأسعارها المعتمدة، والسياسات مثل الشحن والاسترجاع، والأسئلة المتكررة وردودها، ونماذج الرسائل التي يستخدمها فريقك. المهم نسخة واحدة حديثة من كل ملف، دون كلمات مرور أو بيانات عملاء شخصية.

كم يكلف إعداد مساعد ذكاء اصطناعي لفريقي؟

على متقن وقت كتابة هذا الدليل يبدأ إعداد مساعد داخلي لفريقك من ملفات شركتك من نحو 85 ريالًا، وعشرة قوالب أوامر جاهزة لمهامكم اليومية من نحو 35 ريالًا. السعر الدقيق في بطاقة كل خدمة بعملتك.

جاهز لتطبيق ما قرأت؟

تصفح خدمات خدمات الذكاء الاصطناعي على متقن واطلب ما يحتاجه مشروعك بنظام وساطة يحفظ حق الطرفين، أو أنشئ حسابك وأضف أول خدمة خلال دقائق.

تصفح خدمات الذكاء الاصطناعيأنشئ حسابك

أدلة أخرى في خدمات الذكاء الاصطناعي

كل أدلة الذكاء الاصطناعي