تسجيل الرد الآلي لشركتك: ماذا تكتب وكم يكلف؟
الرسائل التي يحتاجها الرد الآلي في هاتف شركتك، وكيف تكتب الترحيب والخيارات وخارج الدوام بجمل قصيرة، والصيغة التي يقبلها نظامك، مع أسعار تقريبية على متقن.
إعداد فريق تحرير متقن
الخلاصة
- الرد الآلي يحتاج عادة أربع رسائل: الترحيب، وقائمة الخيارات، ورسالة الانتظار، ورسالة خارج الدوام والإجازات.
- اكتب النص قبل التسجيل: جمل قصيرة، والقسم قبل الرقم «للمبيعات اضغط 1»، ولا تزيد القائمة على أربعة خيارات.
- اسأل مزود خدمة الهاتف عن صيغة الملف قبل الطلب، فبعض الأنظمة لا تقبل إلا صيغة بعينها.
- على متقن تبدأ رسائل الرد الآلي بصوت ذكاء اصطناعي من نحو 55 ريالًا، والترحيب مع نغمة الانتظار من نحو 60 ريالًا وقت كتابة هذا الدليل.
تسجيل الرد الآلي لشركتك يبدأ بالنص لا بالصوت: اكتب أربع رسائل قصيرة، هي الترحيب وقائمة الخيارات ورسالة الانتظار ورسالة خارج الدوام، ثم اعرف من مزود خدمة الهاتف صيغة الملف التي يقبلها نظامك، وبعدها سجّلها بصوت بشري أو بصوت ذكاء اصطناعي. وتكلفة الرسائل على متقن تبدأ من نحو 55 ريالًا بصوت ذكاء اصطناعي وقت كتابة هذا الدليل.
ما الرسائل التي يحتاجها الرد الآلي في شركتك؟
الرد الآلي، ويسمى أيضًا قائمة الرد التفاعلي (IVR)، هو ما يسمعه المتصل قبل أن يصل إلى موظف: ترحيب، ثم خيارات يضغط فيها رقمًا، ثم انتظار أو تحويل. معظم الشركات الصغيرة تحتاج الرسائل التالية:
| الرسالة | متى يسمعها المتصل | الطول المناسب |
|---|---|---|
| الترحيب | أول ما يُرَد على المكالمة | جملة أو جملتان، بضع ثوانٍ |
| قائمة الخيارات | بعد الترحيب مباشرة | خيار لكل قسم، أربعة خيارات أو أقل |
| الانتظار | أثناء تحويل المكالمة إلى موظف | جملة تتكرر مع موسيقى هادئة |
| خارج الدوام | إذا اتصل بعد ساعات العمل | ساعات العمل وما يفعله الآن |
| الإجازات والمناسبات | في أيام الإغلاق المعلنة | تاريخ العودة وبديل للتواصل |
إن كان عندك خط واحد وموظف واحد فقد يكفيك الترحيب ورسالة خارج الدوام. القائمة الكاملة تفيد حين يتصل الناس لأسباب مختلفة يجيب عنها أشخاص مختلفون، كالمبيعات والدعم والحسابات.
كيف تكتب نص الترحيب وقائمة الخيارات؟
المتصل يسمع النص مرة واحدة ولا يستطيع أن يرجع إليه، فاكتب للأذن لا للعين. هذه قواعد تجعل الرسائل واضحة من أول مرة:
- ابدأ باسم الشركة في الترحيب حتى يتأكد المتصل أنه اتصل بالرقم الصحيح، ولا تطل في الشكر والترحيب.
- اذكر القسم قبل الرقم: «للمبيعات اضغط 1» أوضح من «اضغط 1 للمبيعات»، لأن المتصل ينتظر قسمه ثم يحفظ رقمه.
- ضع الخيار الأكثر طلبًا أولًا، واجعل آخر خيار «للتحدث إلى موظف».
- أربعة خيارات أو أقل في القائمة الواحدة. إن احتجت أكثر فقسّمها إلى قائمتين.
- أعد القائمة في آخرها بجملة «لإعادة الاستماع اضغط 9» أو ما يناسب نظامك.
- استخدم كلمات يقولها عملاؤك أنفسهم، فـ«متابعة طلبك» أوضح لهم من «خدمات ما بعد البيع».
- اقرأ النص بصوت عالٍ مع ساعة توقيت قبل إرساله، فما يبدو قصيرًا على الورق قد يطول عند سماعه.
مثال جاهز لنص رد آلي تعدّله لشركتك
هذا نموذج لشركة صغيرة فيها ثلاثة أقسام، غيّر الأسماء والأرقام وساعات العمل بما يناسبك:
- الترحيب: «أهلًا بك في (اسم شركتك).»
- الخيارات: «للاستفسار عن المنتجات والأسعار اضغط 1. لمتابعة طلب سابق اضغط 2. للحسابات والفواتير اضغط 3. للتحدث إلى أحد موظفينا اضغط صفر.»
- الانتظار: «شكرًا لانتظارك، سيرد عليك أحد موظفينا خلال لحظات.»
- خارج الدوام: «شكرًا لاتصالك بـ(اسم شركتك). ساعات عملنا من الأحد إلى الخميس، من التاسعة صباحًا حتى الخامسة مساءً. يسعدنا اتصالك في هذه الأوقات.»
لاحظ أن كل رسالة تقول شيئًا واحدًا، وأن رسالة خارج الدوام تجيب عن السؤال الذي في ذهن المتصل: متى أتصل مرة أخرى؟ وإن كان عندك موقع أو متجر يستقبل الطلبات فاذكره في هذه الرسالة باسمه المختصر.
صوت بشري أم صوت ذكاء اصطناعي؟
الصوت المولّد بالذكاء الاصطناعي صار واضحًا بما يكفي لمعظم رسائل الرد الآلي، وميزته الكبرى أن تعديله سهل: إذا تغيّرت ساعات العمل أو أضفت قسمًا جديدًا يُعاد توليد الرسالة دون جلسة تسجيل جديدة. يناسبك إن كانت شركتك صغيرة وتريد رسائل مرتبة بتكلفة قليلة.
الصوت البشري يستحق تكلفته الأعلى في حالتين: إن أردت نبرة مميزة تتكرر في إعلاناتك وتصير جزءًا من هوية علامتك، أو إن كان في رسائلك أسماء أعلام أو منتجات يصعب على الصوت المولّد نطقها نطقًا صحيحًا. وفي الحالتين اطلب أن تسمع عينة قصيرة قبل تسجيل الرسائل كلها.
ما الصيغة التي يقبلها نظام هاتفك؟
هذه الخطوة ينساها كثيرون فيستلمون ملفات لا يقبلها نظامهم. أنظمة الهاتف تختلف، فبعضها يقبل ملف MP3 العادي، وبعضها لا يقبل إلا ملف WAV بجودة منخفضة مخصصة للمكالمات (8kHz بقناة واحدة). قبل أن تطلب التسجيل:
- اسأل مزود خدمة الهاتف أو من ركّب لك النظام عن الصيغة المطلوبة وأقصى حجم أو مدة للملف.
- اطلب من مختص الصوت تسليم كل رسالة في ملف منفصل باسم واضح، مثل «ترحيب» و«خارج-الدوام».
- اطلب نسخة بالصيغة العادية أيضًا، تنفعك إن غيّرت نظام الهاتف لاحقًا.
- جرّب الرسائل باتصال حقيقي من جوالك بعد رفعها، فالصوت عبر الهاتف أضعف مما تسمعه على السماعة.
رفع الملفات على نظام الهاتف وبرمجة القائمة عمل منفصل عن التسجيل، يتولاه مزود الخدمة غالبًا أو من يدير النظام عندك.
أخطاء شائعة في رسائل الرد الآلي
- ترحيب طويل فيه شعار الشركة ورؤيتها قبل الخيارات: المتصل يريد أن يصل إلى من يجيبه.
- خيارات كثيرة بأسماء أقسام داخلية لا يعرفها العميل.
- لا خيار للتحدث إلى موظف، فيعلق المتصل في القائمة أو يغلق الخط.
- رسالة خارج الدوام لا تذكر ساعات العمل.
- رسائل قديمة لم تُحدَّث بعد تغيير الدوام أو إغلاق قسم.
- موسيقى انتظار عالية تغطي على الكلام، أو موسيقى غير مرخصة.
كم يكلف تسجيل الرد الآلي على متقن؟
الأرقام التالية تقريبية من خدمات منشورة على متقن وقت كتابة هذا الدليل، والسعر الدقيق في بطاقة كل خدمة بعملتك. تسجيل رسائل قائمة الرد الآلي من الخيارات وخارج الدوام والإجازات بصوت ذكاء اصطناعي نحو 55 ريالًا. رسالة ترحيب مع نغمة انتظار هاتفية نحو 60 ريالًا. والتعليق الصوتي العربي بالذكاء الاصطناعي حتى 60 ثانية نحو 40 ريالًا، وهو مناسب إن كانت لديك رسالة واحدة فقط. أرسل نصك وأقسامك وساعات عملك وصيغة الملف في محادثة الطلب داخل متقن حتى يبدأ العمل دون أسئلة متكررة.
تدفع من محفظتك في متقن، ويبقى المبلغ محجوزًا لدى المنصة حتى تؤكد استلام العمل. قبل التسليم تستطيع إلغاء الطلب ويعود المبلغ إلى محفظتك، وبعد التسليم إن لم يطابق العمل ما اتفقتما عليه تفتح نزاعًا يراجعه فريق المنصة. وفي أول طلب لك تحصل على خصم 10%.
خدمات تسجيل الرد الآلي على متقن
تسجيل رسائل قائمة الرد الآلي لهاتف شركتك: الخيارات وخارج الدوام بصوت ذكاء اصطناعي
- الموسيقى والصوت
- أُضيفت مؤخرًا
- خدمة جديدة
رسالة ترحيب ونغمة انتظار هاتفية لشركتك
- الموسيقى والصوت
- أُضيفت مؤخرًا
- خدمة جديدة
تعليق صوتي عربي بالذكاء الاصطناعي لإعلانك حتى 60 ثانية
- الموسيقى والصوت
- أُضيفت مؤخرًا
- خدمة جديدة
أسئلة شائعة
ما الرسائل التي يحتاجها الرد الآلي لهاتف الشركة؟
أربع رسائل في الغالب: ترحيب قصير باسم الشركة، وقائمة خيارات توجّه المتصل إلى القسم المناسب، ورسالة أو نغمة تُسمع أثناء الانتظار، ورسالة خارج الدوام تذكر ساعات العمل. وتضيف رسالة للإجازات والمناسبات إن كانت شركتك تغلق فيها.
كم خيارًا أضع في قائمة الرد الآلي؟
أربعة خيارات أو أقل في القائمة الواحدة، لأن المتصل يسمعها ولا يقرؤها، وكلما طالت نسي أولها. اجعل الخيار الأكثر طلبًا أول خيار، وأضف خيارًا أخيرًا للتحدث إلى موظف.
هل أسجل الرد الآلي بصوت بشري أم بصوت ذكاء اصطناعي؟
صوت الذكاء الاصطناعي أرخص وأسرع، وتعديله سهل عند تغيير ساعات العمل أو الأقسام، ويكفي معظم الشركات الصغيرة. الصوت البشري يناسب من يريد نبرة خاصة بعلامته أو نطقًا دقيقًا لأسماء يصعب على الصوت المولّد نطقها.
جاهز لتطبيق ما قرأت؟
تصفح خدمات الموسيقى والصوت على متقن واطلب ما يحتاجه مشروعك بنظام وساطة يحفظ حق الطرفين، أو أنشئ حسابك وأضف أول خدمة خلال دقائق.
